La integración de los departamentos de Nóminas y Contabilidad es uno de los pilares más importantes para todo tipo de empresas: pequeñas, medianas (PyME) y grandes. Ésta proporciona verdaderos beneficios de negocio, por ejemplo: la tranquilidad de cumplir, en tiempo y forma, con los cambios fiscales en materia de Nómina Digital y Contabilidad Electrónica.
Al compartir información, también ayuda a la mejor toma de decisiones en tres sentidos:
1. Definir un presupuesto para el pago de sueldos y salarios, de este modo se tiene la oportunidad de saber el gasto a ejercer y si cuentan con el suficiente flujo de efectivo para cumplir con este compromiso financiero; evitando la solicitud de préstamos o créditos destinada al pago de la nómina.
- Análisis de información, generar informes para conocer el costo de la nómina de cada uno de los colaboradores y establecer nuevos indicadores de eficiencia, efectividad y producción, o planes de crecimiento.
3. Agenda fiscal, tener visión de aquellos pendientes que pudieran existir con organismos como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), IMSS e Infonavit, y atenderlos oportunamente.
Incluso, esta integración ofrece ventajas en el día a día de la nómina y la Contabilidad:
· Reducción de errores en el cálculo y pago de sueldos y salarios.
· Eliminar procesos manuales y duplicidad de información.
· Simplificación de procesos.
· Ahorro de tiempo y de recursos materiales y humanos.
Pérdidas en tu empresa por no integrar
¿Te has puesto a pensar qué pierde tu empresa si no integra su nómina y Contabilidad? Las personas invierten mayor tiempo en sus actividades y en los procesos, están expuestas a duplicar información, cometer errores y a realizar capturas manuales. Luego vendrán otras dificultades: una mayor carga impositiva, notificaciones del SAT por presentar información incompleta o con equivocaciones y, posiblemente, multas y sanciones.
Pensemos en un caso donde no existe esta integración: la contabilización del pago de sueldos y salarios.
1. El departamento de Nóminas, tendría que imprimir la lista de raya y enviar en papel al área contable este informe.
2. Una vez ahí, el Contador, captura a mano cada uno de los conceptos de la nómina en las Cuentas contables. Y esta acción se multiplica por el número empleados y periodo de pagos.
3. Sólo hasta ese momento, genera la póliza y comienza su Contabilización. Después vendrá, la generación de documentos para el cumplimiento fiscal.
Esto implica invertir demasiado tiempo, dinero y esfuerzo. ¿Por qué hacerlo de esta manera? Hay varias estrategias para que esto no suceda y la información fluya profesionalmente.
Tecnología: factor clave
Dado que los procesos del cálculo y pago de nómina, así como su Contabilización, están estrechamente ligados, aplicar la tecnología representa un factor clave para la integración de los departamentos de Nóminas y Contabilidad.
Las pequeñas y medianas empresas que han automatizado alguno de sus procesos, de acuerdo con el estudio de Digitalización de la PyME: retos y oportunidades, realizado por la firma de software CONTPAQi®, revela que han conseguido beneficios palpables. Un 38% expresa haber obtenido mayor control; 25% mayor rendimiento de empleados y 19% optimización de recursos.
De acuerdo con la investigación, las áreas enfocadas en procesos administrativos y contables que cuentan con más automatización son: en 98%, la facturación; 95%, Contabilidad; y 92%, Nómina.
Si bien esto ha sido impulsado en su mayoría por los cambios fiscales establecidos por el SAT desde el 2011 y en donde se solicita la digitalización para una mayor recaudación de impuestos, en términos empresariales también representa ventajas. Y una de esas, consiste en la integración de áreas o procesos.
Beneficios de implementar un software contable y software de nómina
Propiciar la integración de las áreas de Nómina y la Contabilidad, considera la implementación de un software empresarial. En el mercado existen diferentes opciones diseñadas justamente para llevar los procesos del cálculo y pago de la nómina, así como la automatización de todo el proceso contable.
Revisa algunas herramientas para lograrlo:
· Pagos
Contabiliza el pago de nómina para el registro contable.
· Contabilidad Electrónica
Contabiliza el pago de nómina para el cumplimiento de la contabilidad electrónica.
· CFDI funcional
Integra la información del ADD para la extracción de información.
Al momento de elegir, considera las necesidades de tu empresa y evalúa los beneficios que este ofrece al compartir información. Esto puede determinar en gran medida los resultados futuros en tu empresa en términos de trabajar conjuntamente. Algunas preguntas a responder:
· ¿Qué mejoro?
Los tiempos de respuesta en periodos de alta carga de trabajo. También ayuda a la generación de reportes precisos y detección de riesgos.
· ¿A quién le ayuda?
Al departamentos de Contabilidad y Nóminas: sean que estén juntos o trabajen en áreas independientes.
· ¿Qué gano?
Reducción del tiempo y el trabajo manual en procesamiento de información para revisión y conciliación entre los sistemas de Nóminas, Contabilidad y el SAT.
Si los departamentos y áreas de una empresa trabajan desconectadas, creamos islas de procesos y actividades. ¡Lo mejor es solucionar esto!