La mayoría de las empresas que hoy buscan mejores prácticas que les ayuden a permanecer en el mercado, ven en la integración de sus áreas, procesos y colaboradores una verdadera ventaja competitiva.

Incluso, esta puede convertirse en un motor de crecimiento y consolidación. Ese tipo de empresas, en donde puede estar la tuya, entienden que compartir información facilita el análisis para tomar decisiones más acertadas y conocen otros resultados positivos más allá del incremento de sus ventas.

Por ejemplo, el proceso comercial de tu compañía produce información de negocio muy valiosa si está integrado a la Contabilidad. ¡Así es! Si conectas tus procesos comerciales con los procesos contables, los indicadores no están limitados a cuántos clientes nuevos ganaste, cuál es el seguimiento de prospectos o cuántas ventas ganadas tienes.

Abarca el cuidado de actividades fiscales y contables que pueden ayudar a cuidar mejor tus ingresos o flujo de efectivo. Pero vayamos por orden.

Como primer paso, consideramos importante saber qué actividades de tu proceso comercial están involucradas para ampliar el horizonte de beneficios al integrar tu proceso comercial con tu Contabilidad.

·       Ventas

Esta es una de las áreas más importantes, porque es la responsable de la generación de ingresos para la empresa. También es la encargada de establecer una relación con tus clientes: toda compra de productos o servicios, implica la emisión de facturas electrónicas que respaldan la operación.

Al generar una factura electrónica (CFDI), se genera una cuenta por cobrar y esto es un dato que el área de Contabilidad debe saber, ya que debe generar una póliza y registrar la venta en una cuenta contable.

·       Cobranza

De gran relevancia también para tu empresa, esta área tiene como actividad principal de dar seguimiento oportuno a los pagos. Se vende pero no se cobra a tiempo, de ahí la importancia de esta actividad para asegurar la entrada de dinero que incrementen las posibilidades de supervivencia y crecimiento del negocio.

Cada cobranza o pago hecho impacta la operación contable y justo el departamento de Contabilidad, de igual modo, tiene que elaborar una póliza relacionada con esto.

·       Compras

Las compras que realizamos a nuestros proveedores son fundamentales para dar continuidad a la producción y ventas de las empresas: de esta también depende la eficiencia y competitividad empresarial.

Cada compra, en la mayoría de los casos es a crédito, genera una cuenta por pagar y debe esperarse una entrada al almacén; lo cual también debe generar movimientos en la Contabilidad.

9 ventajas que ofrece la integración de tus procesos comerciales y contables

Una vez que explicamos lo anterior, identificamos los primeros beneficios de unificar los procesos comerciales con los procesos contables. Para los dueños, gerentes o directivos de la empresa y Contadores, significa el ahorro de tiempo y mucho trabajo.

Destaca el proceso contable: el cual será natural y estaremos evitando una saturación de operaciones al Contador y sus equipos de trabajo, porque la captura y registro de información se hace en automático y eliminando procesos manuales.

Pero sobre todo hay impactos positivos y más amplio por integrar:

1.       La contabilización de cualquier documento comercial (como compras, ventas, entradas y salidas de almacén) es más ágil.

2.       Desde el área comercial, eliminas errores y estableces mejores prácticas en la emisión y recepción de facturas electrónicas. Ganas la tranquilidad de que los comprobantes digitales (CFDI) entregados a tus clientes están bien hechos y así no detienes tu proceso de venta y cobranza.

3.       Validación de las facturas recibidas por parte de tus proveedores y así, desde el área comercial, asegurar su deducción.

4.       Controlar el proceso de Cancelación de CFDI, alienando tu empresa a los nuevos cambios de la autoridad fiscal en esta materia.

5.       Detectar posibles errores de las facturas electrónicas y estas no lleguen a la Contabilidad

6.       Determinar una cuenta contable desde el área comercial para las compras realizadas y, de este modo, agilizar la Contabilización. Además de tener una congruencia de información entre los departamentos contables y comerciales que faciliten la clasificación y presentación de datos.

7.       Análisis de costos de tus productos para determinar la utilidad de tu empresa y establecer mejores relaciones con tus proveedores.

8.       Preparar con anticipación el cumplimiento de obligaciones fiscales como la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), así como determinar el IVA a pagar o trasladado de acuerdo con las operaciones establecidas con proveedores o clientes.

9.       Determinar la devolución de IVA y saber qué productos son deducibles al cierre de año efecto del ISR (Impuesto Sobre la Renta).

3 beneficios de negocio

Conectar el área comercial con la Contabilidad, beneficia a toda la empresa:

·       Al Contador le permite aconsejar oportunamente a las áreas administrativas y a la Dirección General del desempeño y estado de salud del negocio.

·       Los dueños, directores y gerentes estarían enfocados en las estrategias de crecimiento y oportunidades de nuevos clientes y mercados.

·       Los equipos comerciales y de Contabilidad toman mejores decisiones y, en conjunto, definir mejores estrategias fiscales.

Para apoyar esta integración, no olvides herramientas tecnológicas que te ayudan y cuya actualización a los cambios fiscales más recientes del Servicio de Administración Tributaria (SAT), así como la inclusión de funcionalidades para automatizar las actividades del área comercial y del departamento contable, facilitan optimizar tiempo y esfuerzo para llegar a las metas establecidas día con día.